以前、メールマガジンで「新入社員にはメモを取る癖をつけたい」と書いたところ、それを読んで実行してくれた方から「メモは取らせているのに、何度も同じことを聞いてくる」という相談をいただきました。

そこで「どのページでも良いので、そのメモの写真を撮って送ってください」とお願いしました。

確かに文字はたくさん書かれていますが、内容が整理されておらず、言われたことをそのまま書き綴っているだけのようです。

おそらく本人も「どこに何が書いてあるのか」わからない状態になっているように感じました。

メモは書くことが目的ではなく、後で見直すための記録です。

実は、クライアント向けのメルマガでは「メモを取らせるだけでは不十分で、メモを見直す習慣まで導く」と書いているのですが、一般向けメルマガはそこまで踏み込んでいませんでした。

今回のメモは読みやすい字で書かれていたので、読者サービスで「見直すための仕組みづくり」を提案させてもらいました。

と言っても難しいことではなく、メモ内容を「文字起こし」して、作業ごとの「チェックポイント表」をAiに作ってもらうだけです。

人がやることは「各作業前にチェックポイント表を確認する」というルールを決めるだけ（笑）

既に1ケ月ほど経ちましたが、質問は激減したそうです。

また「質問していた新人」も、先輩が忙しい中で質問することにストレスを感じていたようで、お互いの負担が減ったのは良かったです。